Le diagramme de GANTT

Si l'outil est devenu si populaire dans le monde de la gestion de projet, ce n'est pas pour rien : il offre en effet de nombreux avantages. Quelques exemples…

La création d'un diagramme de Gantt passe par plusieurs étapes indispensables. Plusieurs logiciels de gestion de planning ou de projet sont disponibles sur le marchés et s'ils se différencient en certains points, ils possèdent néanmoins un bon nombre de fonctionnalités communes qu'il est nécessaire de connaitre avant d'entamer son travail.

Les phases listées comprennent l'ensemble des éléments indispensables à prendre en compte.

1^ère étape : Le listing des tâches

Quand vous avez un plat à préparer, instinctivement vous commencez par établir la liste des ingrédients que vous avez à acheter. Pensez que la gestion de projet fonctionne toujours de la même manière, quelle soit personnelle ou professionnelle. Dans le cadre de la création d'un diagramme de Gantt, vous devez donc commencer par lister toutes les tâches qui devront être accomplies pour qu'il soit mené à bien. A chacune de ses tâches peuvent être attribuées des sous-tâches, des actions liées, qui constitueront ensemble la tâche complète. Pensez à tous les éléments, même les plus insignifiants : un oubli peut retarder toute la réalisation du projet. Cet ensemble de tâches et sous-tâches hiérarchisées se retrouvera listé à gauche du diagramme.

2^ème étape : L'attribution des ressources et la gestion des charges

A chaque activité et sous-activité, une ou plusieurs ressources peuvent être affectées. Le plus souvent, les logiciels de gestion de diagramme de Gantt proposent une affectation sous forme de pourcentage. Par exemple, si cette ressource concerne une personne, un pourcentage de 100 % correspond à une personne consacrée à plein temps à la tâche, un pourcentage de 300% à une équipe de trois personnes consacrées à plein temps. Les ressources comprennent tous les éléments de la gestion des charges, à savoir toutes les unités de production qui déterminent la quantité de travail affectée à chacune des tâches.

3^ème étape : La planification du champ d'action

Une fois toutes les tâches référencées, il faut les étaler dans le temps. Commencez alors par dater le début du projet, puis établissez un ordre d'exécution des tâches. Leur attribuer une date de début, une durée, une fin, est primordial pour repérer l'état d'avancement du projet et organiser son planning. Evaluez ces temps en fonction des ressources disponibles et ne sous-estimez pas les durées de réalisation : une estimation trop large vaut mieux qu'une estimation trop serrée ! C'est à ce moment là que vous visualiserez la longueur des activités sur le diagramme : les rectangles les plus longs correspondront aux tâches les plus étendues dans le temps, et inversement.

4^ème étape : La création de connexions entre les tâches

Reprenons l'exemple de la préparation d'un repas. Après avoir fait vos courses, vous devez préparer la recette. Tant que les pâtes ne sont pas cuites, vous ne pouvez pas ajouter la sauce ! On retrouve ces dépendances dans la gestion d'un diagramme : certaines tâches ne peuvent commencer que si l'une est terminée, par exemple. Vous devez alors créer des liens entre vos tâches afin de mieux visualiser ces connexions qui lieront le projet, générant par la même un ensemble construit et cohérent. Celles-ci seront matérialisées par des flèches entre chaque rectangle. C'est cette fonction de liaison qui offre toute la puissance du diagramme : une fois ces connexions établies, vous pouvez ajouter des tâches, en supprimer, modifier leur durée : l'ensemble du planning sera automatiquement recalculé en fonction des liaisons que vous aurez au préalable établi.

Dans le commencement d'une tâche, deux types de liaisons sont possibles :

• Une tâche ne peut pas commencer si une antérieure n'est pas terminée
• Une tâche ne peut pas commencer si une antérieure n'est pas commencée

A noter qu'une tâche peut avoir plusieurs tâches antérieures obligatoires. Dans ce cas, il faut que ces tâches soient toutes terminées pour entamer la suivante. Inversement, une tâche peut avoir plusieurs tâches postérieures. Dans ce cas, la fin de cette tâche conditionne le début des autres. 

On retrouve cette logique dans la fin de tâche :

• Une tâche ne peut pas se terminer si une antérieure n'est pas terminée
• Une tâche ne peut pas se terminer si une antérieure n'est pas commencée

5^ème étape : Insérer des jalons

Un jalon correspond à une étape, un moment clé du projet. L'intérêt est de définir par anticipation des dates clés du projet de manière à éviter la perte de visibilité. Qui n'a pas été un jour confronté à un projet si long qu'il en a perdu ses repères ? Le jalon scinde le projet en plusieurs parties grâce à différentes échéances intermédiaires. Il peut s'agir de la signature d'un contrat, la publication d'un document,… Sur le graphique, il est représenté en général par un losange. A noter qu'il n'a pas de durée déterminée, contrairement aux tâches.

Votre diagramme est créé. Il ne vous reste plus qu'à assurer sa gestion dans le temps. Les fonctionnalités des logiciels dédiés varient, mais la plupart offrent des possibilités communes. L'idéal est de retrouver un certain nombre d'éléments, listés ci-dessous :

La mise en évidence du chemin critique

Cette fonctionnalité permet de visualiser rapidement la succession de tâches qui détermine la durée globale d'un projet. Tout retard sur une des tâches situées sur le chemin va alors impacter le délai final du projet.

La visualisation de l'état d'avancement des tâches

Pour améliorer la visibilité sur l'avancée du projet, le diagramme doit pouvoir offrir la possibilité d'affecter à chacune des tâches un état d'avancement. A chaque étape, vous pouvez faire évoluer l'avancement de votre activité et augmenter alors son pourcentage de réalisation. L'idéal est d'acquérir un logiciel qui vous permet en un coup d'œil de visualiser cette avancée. Certains, par exemple, propose des barres plus ou moins vides en fonction de l'état de la tâche.

La modification du planning initial

La création d'un diagramme de Gantt se fait par anticipation… et à toute anticipation est liée une marge d'erreur ! Si vous vous retrouvez confronté à un dépassement de planning ou que vous vous rendez-compte qu'une activité prendra plus de temps que prévu, pas d'inquiétude : le diagramme de Gantt est un outil dynamique que vous pouvez modifier à votre guise. Vous n'avez qu'à augmenter la durée d'une tâche et le diagramme recalculera toute la durée de votre projet automatiquement, en fonction des dépendances que vous aurez établi à la création. Evidemment, ces modifications peuvent se réaliser sur tous les éléments du diagramme (activité, durée, jalons, ressources, liaisons, etc...)

La comparaison entre le planifié et le réalisé

Il est important que vous puissiez comparer la planification prévue au commencement du projet et celle où vous en êtes. Cette fonction est nécessaire pour dresser un bilan sur le projet, savoir s'il s'est déroulé comme prévu ou, plus loin, pour prévoir avec plus de précision vos prochains projets.

Si vous n'avez pas de logiciel approprié pour construire un diagramme de Gantt, Microsoft Excel peut vous permettre d'en créer un. L'avantage est que vous n'avez pas à financer de licence de logiciel supplémentaire. L'inconvénient, par contre, est que le diagramme sera évidemment bien moins complet et puissant celui des les solutions spécialisées.

La méthode de création reste plus ou moins la même que celle expliquée dans la rubrique « Comment créer un diagramme de Gantt ? ». Il vous faut répertorier les différentes activités liées à votre projet, leur attribuer une date de début, une durée et une fin, des ressources, etc…

Il existe deux manières de créer un diagramme de Gantt sous Excel. Il est possible de générer un graphique en barres automatiquement après avoir saisi ses différentes composantes, mais il est aussi envisageable de créer soi-même son diagramme de manière à le rendre plus dynamique.

Comment faire un diagramme par une saisie complète »

Comment faire un diagramme grâce à un graphique en barres empilées »

Vous en avez marre des tableaux et des cellules à remplir pour faire votre diagramme de Gantt ? Vous devez présenter un planning pour une réunion et vous vous perdez lorsque vous l'insérer dans votre présentation PowerPoint ? Sachez qu'Office vous permet de réaliser vos plannings facilement, et pas seulement avec Excel ! PowerPoint vous offre justement cette possibilité. Il vous suffit de télécharger gratuitement un plugin appelé « Office Timeline » et de l'installer. A partir de là, quand vous ouvrirez l'application PowerPoint, la nouvelle fonctionnalité apparaitra dans le ruban du haut. Bien entendu, cette application ne vous offrira pas toutes les possibilités d'un outil spécialisé, mais elle est une bonne alternative pour présenter un planning simple lors d'une réunion par exemple.

Pour créer votre diagramme de Gantt, il vous suffit de cliquer sur « New ». Une fenêtre d'aide va alors s'ouvrir et c'est grâce à celle-ci que vous pourrez paramétrer votre planning.

Vous devez ensuite suivre trois étapes. La première, le choix du modèle (nous choisirons ici le modèle « Gantt ». La deuxième, la définition des différents jalons liés à votre projet. Entrez leur couleur, leur date, leur intitulé, et leur symbole sur votre graphique.

Une fois ces jalons définis, passez à l'étape suivante qui correspond à la saisie des différentes phases qui composeront votre projet. Là encore, définissez leur couleur, leur date de début et de fin, leur intitulé et leur symbole. Vous devriez obtenir une fenêtre proche de celle-ci :

Vous avez terminé le paramétrage de votre diagramme de Gantt et PowerPoint génère automatiquement le planning sur votre slide de présentation ! Vous pouvez maintenant le personnaliser à votre goût, tout comme vous le feriez pour une présentation classique.

 

En savoir plus sur Office Timeline »

Bien que l'on puisse utiliser le tableur Excel pour créer un diagramme de Gantt, la solution la plus efficace reste l'acquisition d'un outil de gestion de projet dédié. Complets, dynamiques et accessibles de n'importe où, les logiciels de gestion de projets en ligne permettent en effet une gestion plus efficace du diagramme, puisqu'ils sont spécialisés donc plus précis et intuitifs.

Découvrez pas à pas comment construire son diagramme de Gantt sous projectpro, plateforme collaborative de gestion de projet en ligne.

Etape 1 : Créez des activités, des sous tâches et des jalons

Allez dans la rubrique « Suivi des activités », puis cliquez sur « Nouvelle activité ». Il vous suffit ensuite de la paramétrer en définissant un nom, une date de début et de fin, une durée, la charge évaluée et le responsable.

A noter que vous pouvez créer des catégories dans lesquelles seront référencées des sous-tâches.

Etape 2 : Modifiez les ressources et gérez les charges

Dans la rubrique « Suivi des activités », cliquez sur « voir les ressources » et ajoutez ou supprimez autant de personnes que vous le souhaitez.

Vous pouvez également définir les temps de travail de chacune des ressources et évaluer de ce fait les différentes charges de travail qui seront liées à chaque activité. Pour cela, il suffit de varier les temps dans la liste déroulante.

Etape 3 : Modifiez la planification

Deux solutions sont possibles. Vous pouvez soit modifier directement la date dans la colonne correspondante, soit allonger directement la barre dans le graphique.

Etape 4 : Créez des dépendances

Positionnez la souris sur une activité, sélectionnez la « boule » qui apparait et glissez là vers l'activité à laquelle elle est liée

Etape 5 : Modifiez l'avancement des activités

Là encore, deux choix s'offrent à vous. Vous avez la possibilité de modifier le pourcentage d'avancement dans la colonne correspondante ou de déplacer la jauge dans le diagramme.

Etape 6 : Exporter votre diagramme

Pour exporter votre diagramme, rien de plus simple : cliquez sur le bouton « Exporter en image » et visualisez immédiatement le rendu !

• http://olivier-bureautique.blogspot.com/2009/02/creer-un-diagramme-de-gantt-avec-excel.html
• Blogibi.net - Faire des plannings et diagrammes de Gantt sous powerpoint